「todoリストがうまくいかない…」と悩む方も多いのではないでしょうか？

実は、todoリストを作成するコツがあるのです。

本記事ではtodoリストがうまくいかない理由を追求し、作成のコツを解説、さらに体験談も紹介します。

todoリストがうまくいかなくてお悩みの方は、本記事をぜひ参考にして下さい。

 

【todoリストがうまくいかない】理由はこれだった！

todoリストがうまくいかないのにも理由があるはずです。

次の6つの理由が挙げられます。

• todoリストを作るだけになっている
• 具体性がないタスクを記入している
• 楽なタスクにばかり手をつけている
• タスクの所要時間を加味していない
• todoリストの内容にゆとりや柔軟性がない
• 達成困難なタスクばかり記入している

 

それぞれ詳しく解説します。

 

todoリストを作るだけになっている

todoリストがうまくいかない理由の1つに、todoリストを作るだけになっている場合があります。

時間をかけ苦労してtodoリストを作り上げたことで満足してしまい、タスクの実行計画を立てていないからです。

タスクがたくさんあっても実行方法がわからなければ、タスクに着手できません。

todoリストを作成するだけでなく、活用してタスクの実行計画を立てましょう。

具体性がないタスクを記入している

todoリストがうまくいかない理由は、具体性がないタスクを記入していることが原因です。

タスクに具体性がなくあまりにも抽象的なため、仕事を進められないからです。

たとえば、「在庫管理する」というタスクがあるとすれば、業務の流れを考えていくつかの工程に分けることで、行動に移せます。

誰が見てもわかりやすく行動に移せるように、できる限り業務内容までしっかりと具体性を持たせることで、タスクの実行方法も見えてきます。

 

楽なタスクにばかり手をつけている

todoリストがうまくいかない理由は、優先順位を考えず楽なタスクにばかり手をつけているからです。

簡単なタスクばかりに手をつけて処理するので、時間のかかる重めのtodoは残ってしまいます。

タスクは、緊急度や重要度で優先順位をつける必要があります。

難しい作業があるときこそ、しっかり細分化して、優先的に取り組めるものから着手するとはかどります。

 

タスクの所要時間を加味していない

タスクの所要時間を加味していないことも、todoリストがうまくいかない理由の一つです。

「仕事のできる人」は締切日の他に、作業の所要時間を見積もって記入します。

1日の仕事の厚みを把握するのに必要だからです。

見積もった時間より短く済んだ場合は、予備的な時間として急な依頼や予定より押したときなどの調整に使えます。

todoリストをうまく活用するためには、期限と所要時間をはっきりさせる必要があるのです。

 

todoリストの内容にゆとりや柔軟性がない

todoリストがうまくいかない理由は、todoリストの内容にゆとりや柔軟性がないことも原因です。

ゆとりがないために、タスクが遅れたり急に新たなタスクを依頼されたりした場合、次々と後ろ倒しになってしまいます。

最悪な場合、期日直前までタスクが終わらない事態になるかもしれません。

予定外の依頼などにも柔軟な対応ができるように、todoリストの内容にはゆとりや柔軟性をもたせることも大切です。

 

達成困難なタスクばかり記入している

todoリストがうまくいかない理由は、達成困難なタスクばかり記入し、達成困難なタスクに手間取っているうちに1日が終わってしまうからです。

todoリストで作業内容が明確になり優先順位が決まったら、メリハリをつけ、作業効率を落とさずに業務を遂行しなければなりません。

また達成困難と思われるタスクであれば、綿密に細分化してできるところから処理していき達成感を味わうと、モチベーションが上がります。

 

【todoリストがうまくいかない】作成のコツ

todoリストがうまくいかないとお悩みの方へ、todoリスト作成のコツを6つ紹介します。

• todoリストを細分化する
• アプリを導入する
• タスクに期限を設定する
• タスクを書き出したら優先順位に従って並べ替える
• 無理のないスケジュールに設定する
• 前日の夜の間にtodoリストを作っておく

それぞれ詳しく解説します。

 

todoリストを細分化する

todoリストを作成する時は、できるだけわかりやすく細分化し、作業内容を具体的にします。

作業内容の段取りを考える時間の無駄を省くためです。

作業内容が具体的だと、上司も部下の作業状況を把握できます。

todoリストを誰が見ても、すぐに行動に移せるように細分化することがコツです。

 

アプリを導入する

todoリストを作るだけで、見返すことがなければ意味がありません。

目的のtodoをすぐに探し出すためには、ノートや付箋で確認するより、わずかな操作ですぐにアクセスできるtodo管理アプリを使うことをおすすめします。

アプリを導入し、いつでも取り組むべきtodoを確認できるようにします。

 

タスクに期限を設定する

todoリストを作成するコツの1つは、タスクに期限を設定することです。

予想した時間をもとにタスクの期限を設定することで、業務スケジュールを調整できるからです。

ピチピチではなく、余裕を持った期限設定をします。

 

タスクを書き出したら優先順位に従って並べ替える

todoリストを作成するコツに、タスクを書き出したら優先順位に従って並べ替えるというのもあります。

タスクに優先順位をつけることで、限られた時間と労力を効率的に使えるようにするためです。

タスクの優先順位は、緊急度と重要度の2つの軸を活用する「時間管理マトリクス」を使って考えます。

 

具体的には、以下の4つの分類にタスクを振り分けます。

①緊急度が高い＆重要度が高い……最優先でとりかかるべき業務「必須」

②緊急度が高い＆重要度が低い……緊急度は高いが重要度は低い業務

③緊急度が低い＆重要度が高い……緊急度は低いが重要度は高い業務

④緊急度が低い＆重要度が低い……優先順位は最も低い業務「浪費・過剰」

 

（②と③はケースバイケースで）

 

無理のないスケジュールに設定する

todoリストを作成するコツとして、スケジュールに余裕をもたせることが大事です。

スケジュールを立てやすくなったからといって、タスクの詰め込み過ぎや余裕のないスケジュールはいけません。

「休憩」や「移動時間」も忘れずに入れます。

他のtodoやタスクとの兼ね合いも考えて、ある程度、余裕のあるスケジュールにします。

 

前日の夜の間にtodoリストを作っておく

前日の夜の間に作っておくのも、todoリストを作成するコツです。

翌日のtodoリストを作ることで、行動が整理され、不安も解消できるからです。

行動が整理されれば、何をしようか迷いもなくなり、不安が解消されうまくいきます。

 

皆はtodoリストをうまく使えてる？体験談をご紹介！

皆は、todoリストをうまく使えているのでしょうか？

体験談をご紹介します。

 

メンタルの弱い人には効果的なtodoリスト

効果的にtodoリストを利用している、メンタルの弱いAさんの体験談を紹介します。

todoリストは、ビジネスだけに利用されるのではないのです。

Aさんは、普通の人よりメンタルが弱い統合失調症という病気で、幻聴が聞こえてきて振り回される日もあるそうです。

精神疾患の症状があるので、自分の生活を守るために翌日のToDoリストを生活に取り入れました。

効果は大きく、頭の中がスッキリして、翌日の不安も少なくなって無駄な迷いもなくなったということです。

毎日実践し、前日のうちにtodoリストを作る習慣を作りたいと思っているそうです。

（参考：【良い習慣.10】翌日のToDoリストを作る）

 

脳科学を取り入れたtodoリスト

Kさんの体験談を紹介します。

Kさんは「先延ばし癖がある人」で、todoリストがうまくいきません。

そこでKさんは、脳の特徴を踏まえ「集中力のギアが上がるtodoリスト」を作成しました。

起床後2〜3時間の脳の働きは「脳のゴールデンタイム」といわれるほど集中力が高まっているため、これを利用して作ったリストです。

午前中に集中力のいるタスクに取り掛かると、同じ作業でも午後に取り掛かるより早く終了できるようになり、Kさんの先延ばし癖は治りました。

（参考：脳科学から生まれた「集中力のギアが上がるToDoリスト」で、先延ばし癖が直った話）

 

「最強todoリストの作り方」＝毎日真っ白な紙に書け！

Bさんの体験談を紹介します。

Bさんも、todoリストがうまくいかない一人で、数年間多くの方法を試し、試行錯誤を重ねてきました。

自分の発想を制限せず自由に書き出すために、まっさらな紙に毎日やるべきことを書くという、超アナログな方法にたどり着きました。

思考停止に陥り、残タスクを抱えこまないために、前日までのtodoリストを破棄します。

実にアナログな方法ですが、Bさんにとっては確実で手軽なベストな方法だと思って、実践しているそうです。

（参考：最強TODOリストの作り方。結論、毎日真っ白な紙に書け！）

 

まとめ

「todoリストがうまくいかない…」と悩む方も多いのではないでしょうか？

todoリストを作成するにはコツがあるのです。

そこで、本記事ではtodoリストがうまくいかない理由を追求し、todoリスト作成のコツや体験談も紹介しました。

本記事で紹介したtodoリスト作成のコツや体験談を参考に、うまく作成して活用してみてください。