「todoリストとタスクリストはどこが違うんだろう……。」

todoリストとタスクリストはどちらも同じように思えますが、実は細かな違いがあります。

両者の違いを正確に理解しておくことで、効率的なスケジュール管理ができるようになりますよ。

本記事は、todoリストとタスクリストの違いを紹介します。

上手に仕事を効率化したいという方は、本記事を参考にしてください。

 

todoリストとタスクリストの違い

todoリストとタスクリストの違いには、次の2つがあります。

• todoリストはやるべきことを大まかに書き出したもの
• タスクリストはtodoを細分化したもの

詳しく説明します。

 

todoリストはやるべきことを大まかに書き出したもの

英語で「やるべきことリスト」という意味のtodoリストは、やることを大まかに書き出したものです。

todoリストにより作業が整理・可視化され、何をやるべきで何が不要かが明確になります。

また、無駄な作業が減らせるので、作業効率や生産性がアップします。

業務の抜け漏れを防止・優先順位をつけることが可能です。

 

タスクリストはtodoを細分化したもの

タスクリストの「task」は、英語で「一定期間内に終えるべき仕事」の意味です。

実はこの2つには厳密な違いはなく同じ意味で使われることも多いです。

ですが、強いて言えばタスクリストは、todoリストであげたタスクをさらに細分化して、終了期間ごとに並べたもの。

任された仕事を最初から最終段階まで、必要な作業（タスク）ごとに分解します。

優先順位や順序を考慮し全体像が把握できることで、タスク対応を忘れることも防げ、順序正しく効率的に仕事を進められます。

タスクリストでしっかりと計画を立てて仕事をすれば、能率アップに大きく貢献できるでしょう。

 

todoリストとタスクリストの大きな違いは期限があるか

todoリストとタスクリストの大きな違いは、期限があるかないかです。

どちらも業務内で発生したやるべき作業には違いありません。

todoリストは「いつかはやらなければならないこと」で、タスクリストは「期限内にやらなければならないこと」」です。

todoリストとタスクリストを上手く使って、仕事や作業を漏れなく効率的に進めましょう。

 

todoリストとタスクリストの作成ポイント

todoリストとタスクリストの作成には5つのポイントがあります。

• ①todoリストを作成する
• ②todoリストを期限があるものとないものに分ける
• ③タスクを細分化していく
• ④タスクごとに優先順位をつける
• ⑤todoリストやタスクリストを定期的に見直す

詳しく説明します。

 

①todoリストを作成する

todoリストを作るには、まず思いつく作業を全て書き出します。

作業を全て書き出すと、どのくらいの仕事が溜まっているかが一目でわかります。

全てに優先順位をつけて並べ替えれば、大事な仕事から進められるでしょう。

作業を全て書き出す際には、一つ一つの工程をイメージしながら、浮かんだタスクを全て書き留めていきます。

その後でジャンル別に振り分けし、「これから何をすれば良いのか」を可視化させましょう。

 

②todoリストを期限があるものとないものに分ける

洗い出したtodoリストで、期限があるものとないものに分けます。

期限は優先度をつける際の目安になります。

優先順位の付け方は、以下の手順で行うとやりやすいです。

 

1. 期限があるものとないものに分ける
2. 期限がないものには目安の期限を設定する
3. 後続タスクがある場合は、後ろから考えて期限を設定
4. 他のタスクと調整し、時間など無理のない範囲で設定

 

③タスクを細分化していく

todoリストを期限があるものとないものに分けたら、タスクを細分化します。

業務内容の細分化とは、大きな仕事を小さいタスクに分けることです。

細分化することで作業工程が細かくわかり、より詳細に全体を把握できるからです。

小さいタスクに分けられると一番効率的なやり方を考え、同僚に協力を求めたり他の部署に依頼したりできます。

 

④タスクごとに優先順位をつける

タスクを細分化したら、次はタスクごとに優先順位をつけなければなりません。

タスクの優先順位のつけ方は、次の順で決めます。

 

1. 緊急度と重要度をベースに、緊急度と重要度の組み合わせで4つに分類する
2. 各タスクにかかる時間を算出
3. 個人タスクかチームタスクかを確認し、チームタスクの優先順位を上げる

 

⑤todoリストやタスクリストを定期的に見直す

時間が経つと優先度が変わったり保留になったりする作業もあるので、todoリストやタスクリストを定期的に見直すことは重要です。

納期が短いタスクもあるので、見直す頻度は週1回くらいがいいでしょう。

 

todoリストやタスクリストの管理に便利なアプリ

todoリストは、「作成や管理が面倒で続かない」では困ります。

紙やノートの管理ではなく、todoリストやタスクリストの管理にアプリの利用をおすすめします。

todoリストやタスクリストの管理に便利なおすすめアプリは、主に次の3つです。

• Google Keep

• Todoist
• Chatwork

詳しく説明します。

 

Google Keep

Google Keepはメモアプリですが、チェックボックスが付いているため、タスク管理として活用できます。

テキストだけでなく、音声・画像・図形もタスクとして登録できます。

簡単に入力できるので、思い立ったときにすぐにタスクの追加・編集作業が可能。

Googleアカウントを所有する他のユーザーとの共有機能があり、タスクごとに複数のユーザーで編集できますよ。

（参考:ミツモア）

 

Todoist

Todoistは優先度や日付でタスクを管理できるToDo管理アプリです。

「やるべき事がたくさんありすぎる」という方におすすめ。

優先度別にタスクを管理できるので、急ぎのタスクだけを確認したいという時に非常に便利です。

大切な予定を前もって通知してくれるリマインダー機能がついています。

（参考:Appliv）

 

Chatwork

Chatworkは会社やサークルなど、グループで使うときに役立つチャットサービスです。

チャット・通話・ファイル共有・タスク依頼などの機能があり、メールや単なる個人向けチャットに比べて業務が捗ります。

大人数のグループでもやり取りがスムーズになるので、これからチームメンバーが増えそうという方におすすめです。

（参考:Appliv）

 

まとめ

業務を効率化したい時に、todoリストとタスクリストの違いがわからず仕事が遅れては困ります。

ですが、todoリストで大まかにまとめ、タスクリストで細分化することでスムーズに業務管理ができるんです。

本記事で紹介したアプリを参考に、todoリストやタスクリストを作って業務の効率化を図ってみてくださいね。