郵便物や学校のプリント類、保険書類にチラシやダイレクトメールなど、家庭には毎日さまざまな書類が入ってきます。
そんな時、たくさんの書類をどう整理すればいいのか悩みますよね。
本記事では、具体的な整理方法も含め、家庭の書類を整理する3つのコツをご紹介します。
家庭の書類整理にお困りの方は、参考にしてくださいね。
家庭で書類を整理整頓するコツ1・書類専用の場所を作る
家庭で書類を整理整頓するには、書類専用の場所を作るのが効果的です。
専用の場所を作ると、書類の分類や処分、処理や保存などを一度にまとめて行えるようになるからです。
書類専用の場所は、リビングなど家族が普段から目にしやすいスペースを選ぶようにしましょう。
書類が保管しやすいように、クリアファイルや個別ファイル、ある程度の量が保存できるファイルボックスなどがあると便利です。
また、書類の記入などがしやすいカウンターやテーブルの近くに作ると、作業がしやすくおすすめです。
書類専用の場所を作ることで、家庭の書類をスムーズに整理できるようになります。
家庭で書類を整理整頓するコツ2・すぐに分類する
すぐに分類するのも、家庭で書類を整理整頓する大切なポイントです。
必要のない書類をその場ですぐに処分すれば、必要な書類を整理しやすくなります。
必要な書類は、記入提出や支払いなどをしなければならない「処理が必要な書類」と、今後も長期間管理しておかなければならない「保存する書類」に分けられます。
すぐに分類して書類の行き先をはっきりさせることで、書類の置きっぱなしや紛失を防ぐこともできるのです。
書類が手元にきたらすぐに分類するようにして、家庭の書類の整理整頓を上手に行いましょう。
家庭で書類を整理整頓するコツ3・習慣化する
書類の分類を習慣化するのも、書類を上手に整理整頓するコツです。
書類が一度きれいに片付いたとしても、整理整頓を継続させなければ、毎日入ってくる書類によってすぐにリバウンドしてしまうからです。
そのため、書類の整理整頓を毎日継続させて習慣化することが大切になります。
帰宅したら、郵便物を手に持ったまま書類専用の場所へいくようにするなど、生活動作に組み込むのがおすすめです。
玄関にゴミ箱やシュレッダーを置いて不要な書類は部屋に持ち込まずに済むようにすると、より効率的ですよ。
家庭の書類を整理整頓するためには、うまく生活動作に組み込んで習慣化させていきましょう。
家庭に入ってくる書類を整理整頓する方法をご紹介
家庭に入ってくる書類は、どのように整理整頓すれば良いのでしょうか？
おすすめの方法を6つご紹介します。
- まずはいったん未処理BOXへ入れる
- 内容を確認して処理中BOXへ移す
- 必要なものは保存エリアでカテゴリー分けして保管する
- 保管方法に迷ったら一時保管BOXを用意する
- 学校からのプリント類は専用BOXを用意する
- 取扱説明書類はネット検索でOK
詳しく説明します。
まずはいったん未処理BOXへ入れる
書類専用の場所に未処理BOXを作り、家庭に入ってきた書類は、まずはいったん未処理BOXへ入れるようにしましょう。
未処理BOXに入れることで、書類がカウンターやテーブルの上などに置いたままになってしまったり、紛失してしまったりするのを防げます。
未処理BOXへ入れた書類は、家事の合間など空き時間を見つけて分類すればOK。
できる限り、未処理BOXはその日のうちに確認しましょう。
夜寝る前に明日のスケジュール確認をするのと一緒に、未処理BOXもチェックするなど、生活動作にうまく組み込むのがおすすめです。
書類をとりあえず入れる未処理BOXを作ることで、忙しい毎日の中でも整理整頓がしやすくなりますよ。
内容を確認して処理中BOXへ移す
次に、処理中BOXを作って、未処理BOXから出して確認した書類を処理中BOXへ移すようにしましょう。
記入して提出が必要な書類や支払いが必要な書類は、処理中BOXに入れて管理することで、提出忘れや期限切れを防げます。
書類はクリアファイルに入れて、「記入提出」「支払い」などアクション別に管理するのがおすすめです。
家族が多い場合は、家族別にクリアファイルの色を分けると管理しやすくなりますよ。
期日がある書類には、クリアファイルに付箋を貼るなどしておくと、期限切れや提出忘れを防止できます。
未処理BOXから出した書類は、一度確認したら必要のないものは処分し、処理の必要な書類は処理中BOXに移動させて管理しましょう。
必要なものは保存エリアでカテゴリー分けして保管する
今後も必要になる書類は、保存エリアでカテゴリー分けして保管しましょう。
保存エリアを作って他の書類と分けて保管すると、紛失を防ぐことができ、必要な時にすぐ取り出せます。
「家計」「医療」「保険」「取扱説明書」「その他」などカテゴリー分けをして管理すると、整理がしやすいですよ。
書類の量が多い場合は、カテゴリー別のファイルボックスを用意して、クリアファイルや個別ファイルに整理した書類をボックスに入れて保存するのがおすすめです。
保存エリアも書類がたまり過ぎないよう、定期的に見直しをしましょう。
保管方法に迷ったら一時保管BOXを用意する
一時保管BOXを用意して、保管方法に迷った書類は一時的に保管しておきましょう。
処理が終わって保存する書類は、基本的に保存エリアに移動させますが、中には保管に迷う書類もあるはずです。
日常的にスケジュールを確認したい予定表、光熱費のお知らせやレシート領収書などは一定期間は保管しておきたいですよね。
短期間だけ保管しておきたい書類は、スキャンしてPCに取り込んでおいたり、スマホで写真に撮っておいたりしてデータ化するのがおすすめ。
特に予定表などは、スマホに保存しておけば、外出先でもすぐにスケジュール確認できるので便利です。
保管に迷う書類は、データ化するか一時保管BOXで管理して、必要な期間は一時保管しておきましょう。
学校からのプリント類は専用BOXを用意する
学校からのプリント類は、専用BOXを用意しておくと整理整頓しやすくなります。
学校からのプリント類は子供の手を通したやり取りが必要な書類なので、子供が直接入れられる専用のBOXを作っておくと、誤って他の書類と混じってしまうなどの混乱を防げます。
また、学校からのプリントは記入提出など処理が必要な書類や、行事予定などスケジュール管理が必要になる書類も多いので適切に管理したいものです。
学校からもらったプリント類は子供に専用のBOXに入れてもらってから、親が確認した後で処理中BOXに移すようにしましょう。
プリントを他の書類と分けて管理するのが、上手に整理整頓するポイントです。
取扱説明書類はネット検索でOK
取扱説明書類はネット検索でOKにすると、整理整頓がしやすくなります。
取扱説明書を見直す必要がある時は、ネットにアクセスすれば必要な情報を得ることができる場合が多いからです。
ネットの方が、仕様の変更やリコールなどリアルタイムのメーカー情報が得られることもあります。
取扱説明書はかさばってスペースを占領しがちです。
ネット検索できる説明書は処分して空きスペースを作ると、家庭の書類が整理整頓しやすくなるでしょう。
まとめ
家庭に入ってくるさまざまな書類は、どう整理すればいいのか悩みますよね。
家庭で書類を整理整頓するには、書類専用の場所を作るなど、ちょっとしたコツが必要になります。
本記事では、具体的な整理方法も含め、家庭の書類を整理するコツをご紹介しました。
書類整理にお困りの方は、本記事を参考に家庭の書類を整理整頓してすっきりまとめましょう。
コメントを残す