仕事上での電話は、多くの職種で必要不可欠なものです。

しかし、電話が苦手だと電話対応が億劫に感じてしまうことも。

本記事では、仕事の電話が億劫に感じる原因と、克服する方法を紹介します。

電話への苦手意識を克服したいとお悩みの方は参考にしてくださいね。

 

仕事の電話が億劫になる原因とは

仕事の電話が億劫になるのはなぜでしょうか？

主な原因は5つあります。

• 電話に慣れていなくて緊張する
• 会話に自信がない
• 聞かれたことに即答できない気がして不安
• いつかかってくるか待っているのがストレスになる
• いつかけたらいいのか相手の都合が分からない

詳しく説明します。

 

電話に慣れていなくて緊張する

電話に慣れていないと、電話対応に苦手意識を覚える人は多いでしょう。

周りにいる人に電話での会話を聞かれることにプレッシャーを感じる人も中にはいます。

また、電話は音声のみでのコミュニケーションなので、会話の間の取り方や言葉のキャッチボールの仕方などにある程度慣れていないと難しいものです。

とはいえ、電話に慣れてしまいさえすれば、苦手意識を克服しやすいケースともいえます。

 

会話に自信がない

自分の話し方や応対の仕方に自信が持てないと、電話を億劫に感じるでしょう。

電話をする際に「自分の言い回しは大丈夫だろうか？」ということが気になると、声が小さくなってしまう場合もあります。

自信のなさが焦りに変わり、余計に会話が上手くできなくなってしまうという悪循環も。

電話で失敗した経験が積み重なると、いっそう自信が持てなくなってしまいます。

電話で堂々と話すには、どこかで悪循環を断つ必要があるでしょう。

 

聞かれたことに即答できない気がして不安

仕事の電話で、聞かれたことに即答できない気がして不安になる場合もあるでしょう。

誰からどんな内容の電話がかかってくるか予測できないため、余計に不安を覚えてしまうのです。

電話だと上司にリアルタイムで相談しづらいため、すぐに答えられるだろうかと不安に感じるのは仕方のないこと。

かかってくる相手によって聞かれることが違う場合は、さらに不安が大きくなる可能性があります。

気持ちで何とか乗り越えようとするのではなく、準備や環境を整えるなどして対策するのが効果的です。

 

いつかかってくるか待っているのがストレスになる

いつかかってくるか分からない電話を待っていることにストレスを感じる人もいるでしょう。

電話がいつかかってくるか分からないため、通常業務が落ち着いてできないからです。

いつどんな要件で電話がかかってくるか分からないと、不安な状態が続き、ストレスが溜まりますよね。

電話を気にするあまり、通常業務がおざなりになってしまうことも。

何かしらの対策が必要です。

 

 いつかけたらいいのか相手の都合が分からない

いつかけたらいいのか相手の都合が分からないと、仕事の電話が億劫になります。

自分から電話をする必要がある際、いつかけたらいいのか分からないと、他の業務にも支障が出るでしょう。

折返しの連絡が必要な場合も、相手の都合の良い時間が分からないと、いつかけて良いか悩んでしまうことも。

「自分の都合でかけてもいいものか？」と悩む時間が長くなると、「電話をかけるのが嫌だ」と感じてしまうのも無理はありません。

 

仕事の電話が億劫な人におすすめの克服法

仕事の電話が億劫な人はどうすれば良いのでしょうか？

おすすめの克服法が8つあります。

• 親しい人と電話する機会を増やして電話に慣れる
• 無理に話そうとせず聞き役に徹する
• 会話上手な人の真似をする
• 即答できない時に返すフレーズを練習しておく
• 予測できる商談には伝えたいことをメモして準備
• 完璧な受け応えではなく誠意を伝える
• 電話に出れなかった際の折り返しはこちらからする
• 電話する時間をメールで伝えておく

詳しく説明します。

 

親しい人と電話する機会を増やして電話に慣れる

仕事の電話が億劫な人は、親しい人と電話する機会を増やして電話に慣れましょう。

親しい人と電話に慣れておけば、電話への苦手意識も減ります。

いつもメールで話すような内容を、親しい人に電話で話すようにしてみましょう。

親しい人であれば、かける時間も内容も気にせず電話できるはずです。

普段から電話に慣れておけば、仕事の時でも電話をかけやすくなりますよ。

 

無理に話そうとせず聞き役に徹する

無理に話そうとせず聞き役に徹すると、仕事の電話が億劫に感じにくくなります。

無理して話そうとすると、何を話したいか分からなくなって、かえって話が伝わりにくくなることも。

電話で緊張してると感じたら、まずは相手の話をよく聞くようにしましょう。

相手の話を聞いているうちに心が落ち着き、頭が整理されて、対応しやすくなるはずですよ。

 

会話上手な人の真似をする

仕事の電話が億劫な人は、会話上手な人の真似をしてみましょう。

会話上手な人の真似をすると、どう会話したら良いかコツがつかめます。

周りにいる人を観察し、会話上手だと思う人をまずは見つけましょう。

会話上手な人を見つけられたら、どのように電話応対しているかよく観察したり、コツをその人に聞いたりするのも手です。

真似をしていくうちに自信が身につき、電話が億劫に感じにくくなるはずですよ。

 

即答できない時に返すフレーズを練習しておく

即答できない時に返すフレーズを練習しておくのも、仕事の電話をする際におすすめです。

返すフレーズを練習しておくと、実際に相手から聞かれた時にちゃんと答えられるものです。

電話をする時点で、「質問が来そうだな」と思う部分をあらかじめ予想しておきましょう。

予想した箇所の答え方を練習しておくと、実際に電話した時に急に質問されても、自信を持って即答できます。

 

予測できる商談には伝えたいことをメモして準備

仕事の電話が億劫な場合は、あらかじめ伝えたいことをメモして準備しましょう。

特に話の流れが予測できる商談などで効果的な対策です。

あらかじめ伝えたいことをメモしておけば、いざ伝える時に、自分の言葉で伝えたいことを話せるはずです。

また、必ず伝えたい内容は強調してメモしておいたり、順を追って話さなければならない内容は箇条書きにしておいたりすると便利です。

 

完璧な受け応えではなく誠意を伝える

完璧な受け応えを目指すのではなく、まずは誠意をしっかり伝えることを目標にするのも一つの手段です。

完璧な受け応えをしようとすると、プレッシャーにより逆に上手く応対できなくなってしまう可能性があります。

完璧に答えようとするのではなく、「ちゃんと話を聞いていますよ」という姿勢が伝わるような応対を心がけましょう。

また、自分が話す時は相手に合わせたスピードで話すなど、相手の立場に立った対応も大事です。

誠意がしっかり伝われば、良好な雰囲気で電話を終えられるでしょう。

 

電話に出られなかった際の折り返しはこちらからする

折り返しの電話は、自分からかけるようにしましょう。

自分から電話をかけてしまえば、電話がいつかかってくるか分からない不安が減ります。

また、折り返すことでこちらの誠意も伝わるでしょう。

もしメールやチャットなどでメッセージを交換できるなら、相手の都合の良い時間を確認し、アポをとってから電話をかけるのも良い方法です。

 

 電話する時間をメールで伝えておく

もし可能なら、電話する時間を先方にあらかじめメールなどで伝えておきましょう。

電話する時間をメールで伝えておけば、「いつかけたらいいだろう……？」と悩む必要がありません。

また、メールでお互いの予定をすり合わせることで、都合の悪いタイミングで電話をかけてしまったり、お互いの準備不足により十分な疎通ができなかったりといったリスクを予防できます。

時間に余裕があるなら、電話をかける日時を第三希望まで挙げ、先方に都合のいい日時を選んでもらうのもいいでしょう。

 

まとめ

仕事での電話は、多くの職種で必要不可欠なものです。

しかし、電話が苦手だとストレスに感じることも。

本記事では、仕事の電話が億劫でストレスを感じる原因と克服する方法を紹介しました。

電話応対への苦手意識を克服したい方は、本記事を参考に自分に合った対策を見つけてくださいね。